7 claves para programar las vacaciones y ausencias del personal

Controlar las vacaciones y las ausencias del personal de una empresa puede tornarse complicado si no llevamos un buen control e implementamos una buena estrategia. A continuación te presentamos las claves principales para programar las vacaciones y ausencias del personal.

Definir los plazos

Para prevenir conflictos a la hora de que los trabajadores se tomen las vacaciones es importante establecer cuántos empleados pueden irse de vacaciones cada vez y cuáles son los plazos establecidos para ello. Además también es fundamental establecer un plazo máximo para que los trabajadores presenten su solicitud de vacaciones. De esta forma será más sencillo el gestionar y organizar sus ausencias, sobre todo en el caso de las empresas más grandes.

Por ejemplo, en España, los meses de verano suelen ser los preferidos por los trabajadores y es por ello que puede resultar interesante establecer turnos concretos para que los empleados que se queden trabajando no se encuentren con una sobrecarga de trabajo a la que no puedan hacer frente.

Organizar al equipo

Por otro lado, también nos parece fundamental organizar muy bien a los empleados y al equipo en conjunto que se quedará trabajando y deberá suplir las ausencias. Todos los trabajadores deben conocer muy bien los roles que tendrán que asumir con la ausencia del resto de sus compañeros para que la empresa pueda continuar funcionando diligentemente. Además al programar las vacaciones es fundamental tener en cuenta que no haya desequilibrios entre los turnos, por ejemplo, evitando que muchos trabajadores del mismo sector de la empresa se vayan de vacaciones a la vez.

Utilizar un software de gestión

Por otro lado, también nos parece clave contar con las mejores herramientas para la gestión de vacaciones y ausencias que existen actualmente. Más allá del Excel, en la actualidad los programas o los software de gestión son la mejor alternativa porque permiten organizar las vacaciones y las ausencias de forma automática. De esta manera se reduce el margen de que pueda producirse cualquier tipo de error, se automatizan los procesos de petición y de organización de las vacaciones, es posible gestionar de forma más sencilla los festivos y las ausencias y en general se aligera muchísimo el trabajo del departamento de recursos humanos para que puedan dedicarse a las tareas que realmente requieren de su presencia y aptitudes, como por ejemplo las entrevistas personales.

Imagen del módulo de gestión de vacaciones y ausencias de Kenjo

Establecer turnos entre empleados

Por otro lado, a la hora de gestionar las vacaciones y las ausencias en una empresa consideramos que también es muy importante establecer turnos de prioridad entre los empleados. Una alternativa es por ejemplo hacer las adjudicaciones por antigüedad, teniendo en cuenta que los trabajadores que más tiempo lleven en la empresa serán los que tendrán derecho a escoger las vacaciones, otra alternativa es hacerlo por situación familiar, teniendo en cuenta que en este caso los trabajadores con personas a su cargo u hijos tendrán derecho a elegir primero. Por otro lado también es posible hacer la adjudicación de las vacaciones por orden de petición o por edad, dando prioridad a los empleados más mayores. Sea como sea es importante que estos criterios estén claros para que no puedan producirse cuestionamientos a la forma de adjudicación de las vacaciones si algún empleado no está de acuerdo con sus turnos.

Tener en cuenta el convenio

Asimismo, es muy importante tener siempre en cuenta el convenio a la hora de organizar las vacaciones y las ausencias de los trabajadores. En el Estatuto de los Trabajadores se regula que el periodo de vacaciones se pactará por convenio colectivo o por contrato individual, y que no puede ser inferior a los 30 días naturales o los 22 laborables que todos conocemos. Es fundamental por tanto conocer los convenios que existen para todas las personas que se encarguen de gestionar las vacaciones en una empresa.

Si estos datos no aparecen regulados en el convenio será la empresa la que tendrá que llegar a un acuerdo con los trabajadores, teniendo en cuenta siempre los principios que aparecen en el convenio y en el Estatuto. Además de los treinta días, se debe tener en cuenta también el derecho de los empleados a conocer sus períodos de vacaciones por lo menos con dos meses de antelación, que está prohibido compensar las vacaciones no disfrutadas de forma económica y que es posible dividir las vacaciones anuales en partes si duran como mínimo dos semanas.

Valorar los contratos

Asimismo, además del convenio también es importante tener en cuenta el contrato de cada empleado. Es fundamental conocer cada situación de los trabajadores, sobre todo en el caso de trabajadores becados o a media jornada, pues estos últimos cuentan con los mismos días de vacaciones que los trabajadores a jornada completa, con lo que es un punto básico a valorar. En el caso de los trabajadores becarios se tendrá que tener en cuenta las horas trabajadas y cada caso en particular.

La comunicación es fundamental

Por último, es fundamental mantener una buena comunicación con los empleados en todo momento. Es clave buscar el consenso y que todos los empleados entiendan lo que necesita el negocio u por qué se utiliza un método para la adjudicación de las vacaciones y no otro.

Asimismo, es fundamental dejar claro a los empleados cómo funcionan las políticas de ausencias y de vacaciones de la empresa, así como comunicarlos todos los cambios que puedan cambiar este sistema. Por otro lado, todos los trabajadores deben tener claro cuántos días de vacaciones les corresponden, cuántos días ya han consumido y cuántos les quedan pendientes.