Cómo mejorar la gestión de vacaciones y ausencias de tus empleados
En una empresa si no gestionamos y organizamos correctamente las vacaciones y ausencias de nuestros empleados podemos correr el riesgo de perder por completo la organización del trabajo mensual que tenemos que realizar, puesto que si más del cincuenta por ciento de la plantilla decide tomarse unos días libres la misma semana, ese tiempo podrá ser muy complicado de recuperar. Es por este motivo que conviene tener en cuenta algunos consejos como los que te vamos a facilitar para que aprendas cómo mejorar la gestión de las vacaciones y ausencias de tus empleados mejorando de esta manera la productividad.
Herramientas para gestionar las vacaciones de los empleados
Sistemas para priorizar los días de vacaciones
Uno de los sistemas que más se utilizan en la actualidad para gestionar las vacaciones es por medio de la priorización de ciertos empleados. Al no poder darles a todos las mismas fechas para las vacaciones, puesto que entonces la empresa podría correr el riesgo de faltar personal en uno de sus departamentos o incluso que todos decidiesen tomar las vacaciones el mismo mes, se toma como criterio la antigüedad en la empresa de los trabajadores o por la situación dentro de la familia, si tienen hijos pequeños o no, o incluso por la propia edad. Estos criterios o prioridades deben de ser elegidos por el equipo de recursos humanos y puede ser gestionado de manera sencilla y muy rápida por la herramienta de control de asistencia de personal de Bizneo HR Software en la que está la posibilidad de crear en pocos pasos un cuadrante donde colocar los días de vacaciones que se toma un empleado u otro, para que de esta manera la organización sea más efectiva.
Software de gestión de asistencia de personal
Aunque son muchas las empresas que utilizan para gestionar las vacaciones y ausencias por baja laboral de sus empleados hojas de Excel, cabe destacar que en la actualidad existen muchos programas o softwares para esta finalidad, los cuales cuentan no solo con plantillas en los que poder organizar de manera eficiente toda la información sobre la asistencia del personal, las horas que lleva trabajadas, como también los días que se ha tomado libre o por ejemplo los días que lleva de vacaciones, sino que esta información se puede contrastar también con la de otros trabajadores para que de esta manera se pueda crear un modelo en el que esté incluidas todas las personas que forman la empresa, pudiendo ver, en caso de solicitar un periodo de vacaciones, si este es factible o no.
Consejos para mejorar la gestión de vacaciones y ausencias de los empleados
Es imprescindible tener claro de primera mano, por parte del personal de recursos humanos y de la directiva cuándo son las fechas no laborales, al igual que cuando se toma un empleado las vacaciones. Si estos datos se toman a la ligera, se puede obtener unos resultados que pueden dar a error o incluso que no van a llegar a producir una buena respuesta por los trabajadores ni tampoco por los clientes. Por lo tanto, antes de comenzar el nuevo año laboral, será conveniente tener a mano los días que son festividades nacionales, como también aquellos festivos que son locales o provinciales, ya que también tendremos que trabajar con estos datos.
Se hace necesario que cuando se gestione las vacaciones de un empleado, podamos asegurarnos los motivos por los que dicha persona quiere esa fecha, debiendo de escuchar al trabajador. En algunos casos, la pareja o la familia tiene solamente ese mes o esos días para poder disfrutar juntos y es por tanto un buen motivo para hacer que esa persona se sienta feliz con la empresa, por su flexibilidad y por otorgarle esa posibilidad, por lo que rendirá mucho más. Sería conveniente que si dos o más trabajadores buscasen tomar vacaciones en una misma fecha, se analizase las consecuencias de uno o de otro, y al igual que aceptaríamos las prioridades de uno de ellos, a aquellos que no se la hemos aceptado, pidiendo que se tomen las vacaciones en otro mes o en otros días, se le dé una razón clara para que de esta manera podamos estar justificándonos por dicho rechazo.
Lo ideal en este proceso de gestión y organización es que podamos automatizar todo el procedimiento y que no tengamos complicaciones en ninguna de las acciones que llevamos a cabo. Si contamos en nuestro poder con una herramienta o un software de gestión de vacaciones, lograremos una mejora de la productividad de los recursos humanos y por lo tanto, será mucho más sencillo todo el trabajo que este equipo realiza, pudiendo focalizar más en otras tareas que por falta de tiempo no se llegaban a realizar pero que eran igual de importantes.
Tener además la posibilidad de visualizar con un simple gesto las asistencias de los empleados, tanto las veces que han tomado vacaciones como cuando no lo han hecho puede venir muy bien para conocer al detalle cualquier trámite que tengamos que hacer al respecto, como cambios en el personal o suplir a un trabajador que está de baja laboral y que no estará durante un par de semanas o meses en la empresa.
